連絡メール　課題

■■■第1週■■■【連絡か、報告か、相談かを見極める】

今日は外出があるんだよね〜、、、不在になるから伝えとかなきゃ！
でも、どう言えばいいの？
まずは、報告なのか、連絡なのか、相談なのかを考えてみましょう。

■以下のメールを見てどう思いますか？　あなたならどう書きますか？

件名：外出します

お世話になります。美文です。

明日、明後日と不在ですのでよろしくお願いします。
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美文花子

　●件名だけでは何のことかがわからない
　●外出なのか、外泊するのかがわからない
　●いつ帰宅するのかがわからない

　つまり、このメールでは「不在である」ことはわかりますが、いつなら連絡がとれるのか、次にメールを見るのはいつになるのか、などの判断基準となるスケジュールがまったくわからないメールですね。
　まずは、外出・外泊、大まかな理由、所要時間、不在時の連絡先くらいは明記しましょう。理由については詳細に書く必要はありませんが、病院や冠婚葬祭など連絡の取れにくい状況であることも判断材料のひとつとなります。
　また、帰りの時間や、携帯電話などを所持している場合は連絡先なども合わせて連絡しておくと、お互いに安心ですよね。

■■■第2週■■■【連絡事項をまとめる】

おっ、次の資料が来たぞ♪　さて、早速始めよぉ〜っと。。。
ちょっと待って！　資料を送ってくれた人には無しのつぶて？？
資料など仕事の仕様にかかわる部分で不備や疑問がない場合でも
相手はきちんと届いたか心配していますよ。

■以下のメールを見てどう思いますか？　あなたならどう書きますか？

件名：●△△製作資料　送付の件
宛先：bibun@abc.ne.jp　

美文花子様

キャリア・マムのメル子です。

△△製作の資料をお渡しいたします。
　＜資料＞
　　操作マニュアル(manual.doc)
　　仕様一覧(shiyou.xls)
　　変更箇所一覧(henkou.txt)

以上、よろしくお願いいたします。

件名：●△△製作資料　受け取りました

会員番号00000の美文花子と申します。

△△製作の資料送付のメール、受け取りました。
ざっと見たところ難しそうですが大丈夫だと思います。

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美文花子

　●メールの受け取りは確認できたが、資料はきちんと届いたかわからない
　●難しいのか大丈夫なのかわからない

　　つまり、このメールでは本当にすべての資料が受け渡されたのか？　本当に現時点で大丈夫だと判断できる状況なのか？がわかりませんね。すぐに資料の確認ができないようなら、「いついつまでに確認して再度連絡する」など、付け加えておけば先方も安心できますね。
　また、難しいという部分がどのあたりなのか？をざっくりと書いたほうが先方も目処がつき安心でしょう。
　さらに、今後の作業予定なども盛り込めば親切なメールになりますね。

■■■第3週■■■【見やすく工夫する】

やっと、ＡＤＳＬに切り替えたわ〜　メールアドレスも変わるし、伝えなくっちゃね♪　あれ、、、でも何をどこまで説明すればいいの？

以下のメールを見てどう思いますか？
あなたならどう書きますか？

■以下のメールを見てどう思いますか？　あなたならどう書きますか？

件名：●メールアドレス変更の件

会員番号00000の美文花子と申します。

このたび、やっとアナログからＡＤＳＬに変えて
ようやくストレスなく通信が出来るようになりました。
もう、これで今までのイライラから開放されて、
ネットサーフィンもメールチェックもさくさくできるんですねっ。
もう、うれしくって♪画像も早いですよね。

ＡＤＳＬになったので、メールアドレスも変わりましたので
お手元のアドレスもご変更いただけますでしょうか。

よろしくお願い致します。
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美文花子

　●余分な情報（余談）が多くて、連絡事項がしっかり伝わりにくい。
　●肝心のメールアドレスが記載されていない。

　つまり読み手に不親切なメールと言えます。
　アドレスなど、メーラー内にある情報でも必ず本文に記載しましょう。受け取った側の変更作業は手元のアドレス帳だけではなく、MLやBBSの登録作業など複数に渡る場合があります。旧アドレスと、新アドレスの両方の記載があると助かりますね。
　また、相手にとっては「メールアドレスが変わった」「アナログ(遅)からＡＤＳＬ(速)になった」ことが必要な情報ですから、きちんとした連絡メールにする時は、余分な情報はなるべく省くか、余談として一言書く程度にとどめましょう。

■■■第4週■■■【相手への心配りをする】

あ〜あ、指摘をうけちゃったぁ。。。いかんなぁもぉ・・・
これからは気を引き締めてがんばろう！　ヨシッ。。。
ちょっと待って！　指摘を受けたメールを読むだけですか？
見込まれて指摘をされたのだと思いますから、必ず、「理解した」「疑問に思った」などの返答はするように心がけたいですね。

■以下のメールを見てどう思いますか？　あなたならどう書きますか？

件名：●仕様間違いの件

会員番号00000の美文花子と申します。
ご指摘、了解しました。

今後ともよろしくお願い致します。
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美文花子

　●快諾したのか不承ぶしょうなのか、疑問点はあるのかないのかがわからない
　●次にどうしていくつもりなのかがわからない

　つまり、「何怒ってんの？」「ちゃんとわかったわよ！」と言っていると誤解を招いても仕方のないメールといえます。
　指摘などを受けるということは、まだまだ見込まれているということですから、自分のために苦言してくれた相手に誠意をもって返答しましょう。最低限として、「理解できたのかどうか？」「次からはどのようにしていくのか？」あたりは盛り込みたいところですね。